Registre UBO opérationnel : enregistrez à temps les bénéficiaires effectifs de votre société, A(I)SBL, fondation ou trust !

La Belgique a récemment pris les mesures législatives nécessaires pour introduire le registre UBO. Le registre UBO est un registre central dans lequel les entreprises, associations et fondations belges doivent enregistrer leurs bénéficiaires effectifs au plus tard le 31 mars 2019.


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Tom Engelen

Senior Consultant Estate Planner

Qu’est-ce que le registre UBO ?

La quatrième directive relative à la prévention du blanchiment de capitaux oblige tous les États membres de l’UE à tenir un registre contenant certaines données sur les bénéficiaires effectifs (« ultimate beneficial owner » ou UBO) des sociétés et autres entités juridiques.(1) L’Europe entend ainsi accroître la transparence et empêcher l’utilisation de ces structures pour le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Par la loi du 18 septembre 2017, la Belgique a rempli cette obligation européenne. Cette loi oblige les sociétés belges, les A(I)SBL (internationales) et les fondations de collecter et de tenir à jour des informations sur leurs bénéficiaires effectifs. Ils doivent à leur tour fournir ces informations par voie électronique au « registre UBO ».(2)

Il était toutefois impossible pour les entreprises belges de se conformer à cette obligation, car les règles relatives au fonctionnement concret et au contenu du registre UBO n’avaient pas encore été publiées.
L’arrêté royal du 30 juillet 2018 remédie à cette situation.(3) Il inclut en effet une réglementation détaillée des modalités de fonctionnement du registre UBO. Nous vous résumons les conséquences ci-dessous.

Qui doit déclarer au registre UBO ?

Toutes les sociétés constituées en Belgique, les A(I)SBL (internationales) et les fondations, ainsi que, dans certains cas, les trustees ou les gestionnaires fiduciaires qui gèrent des trusts, fiducies ou des structures similaires, ont eux-mêmes, en tant que « redevable d’information », l’obligation de transmettre des informations sur leurs bénéficiaires effectifs au registre UBO.

Beaucoup de personnes se sont demandées si une société simple (auparavant Société de droit commun) était également soumise à cette obligation. En effet, ni la loi du 18 septembre 2017 ni l’arrêté royal du 30 juillet 2018 ne définissent la notion de société. Selon le Code des sociétés, il existe à la fois des sociétés constituées avec et sans personnalité juridique. La législation sur le registre UBO n’exclut pas ces dernières. Comme la plupart des commentateurs, nous pouvons donc en conclure que les informations sur les bénéficiaires effectifs des sociétés sans personnalité juridique, comme la société simple, devraient également être incluses dans le registre UBO.

Qui peut être considéré comme un bénéficiaire effectif  ?

L’objectif du registre UBO est de mettre à disposition des informations adéquates, exactes et actuelles sur les bénéficiaires effectifs. La personne qui peut être considérée comme bénéficiaire effectif diffère selon la catégorie à laquelle appartient le redevable d’information :

Sociétés
Concernant les sociétés, la loi prévoit trois différentes catégories de bénéficiaires effectifs. Il est important de souligner que le bénéficiaire final doit toujours être une personne physique :

  • Catégorie 1 concerne les personnes physiques qui possèdent directement ou indirectement un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société :
    Une participation supérieure à 25 % des droits de vote, des actions ou du capital de la société est considérée comme une indication d’un pourcentage suffisant de droits de vote ou de participation directe suffisante.
    Dans le cas où une société détient une participation de plus de 25 % d’une autre société, ce sont les personnes physiques qui contrôlent cette société qui sont considérées comme bénéficiaires effectifs.
  • Catégorie 2 concerne les personnes physiques qui contrôlent la société par d’autres moyens (par exemple pacte d’actionnaires ou par le droit de nommer la majorité des membres du conseil d’administration).
  • Catégorie 3 concerne les personnes physiques qui occupent la position de dirigeant principal (par exemple le CEO ou le président du comité de direction). Il faut noter que le bénéficiaire final de cette catégorie ne devrait être déclaré que si les personnes de catégorie 1 et de catégorie 2 ne sont pas identifiées ou s’il y a un doute sur leur identité.

Voici deux exemples simples en guise d’illustration :

UBO direct

Supposons qu’une société soit fondée par un père et une mère, dont ils donnent 45 % des actions à leur fille et 45 % à leur fils, chaque fois en pleine propriété. Le père et la mère sont nommés dirigeants de la société. Les statuts sont rédigés de manière à ce que les parents conservent le contrôle de la société (par exemple en stipulant que les dirigeants ne peuvent être révoqués que par vote unanime).

La fille et le fils sont considérés comme des UBO de la première catégorie: ils possèdent chacun plus de 25 % des actions.

Le père et la mère ne détiennent que 10 % des actions, ils ne sont donc pas considérés comme des UBO de la première catégorie. Toutefois, sur la base des statuts, ils contrôlent la société, ce qui leur permet de devenir un UBO de la deuxième catégorie.

Étant donné que l’UBO des catégories 1 et 2 peut être identifié, il n’est pas nécessaire de rechercher plus en détail qui se qualifie comme UBO de la troisième catégorie.

Cependant, dans la pratique, les parents conservent souvent l’usufruit sur les actions données. Cependant, la loi ne contient aucune disposition spécifique sur les personnes qualifiées d’UBO dans le cadre d’une scission entre l’usufruit et la simple possession d’actions. Étant donné que c’est l’usufruitier qui exerce en principe les droits de vote, on peut s’attendre à ce que l’usufruitier soit enregistré comme UBO de la première catégorie. Cependant, on peut considérer que les nus propriétaires ont une part dans le patrimoine de la société, ce qui signifie qu’ils sont également admissibles à la catégorie UBO de la première catégorie.

UBO indirect

Supposons que les parts d’une entreprise familiale (SA) soient détenues à 70 % par les parents, en pleine propriété (chacune pour moitié). Les 30 % restants sont détenus en pleine propriété par une société, dont le fils détient 55 % et la fille 45 % des actions en pleine propriété.

Le père et la mère sont considérés comme des UBO de la première catégorie : ils possèdent chacun plus de 25 % des actions.

La société possède également plus de 25 % des actions. Cependant, la société est une entreprise, ce qui signifie qu’elle ne peut pas être qualifiée d’UBO. Il est donc nécessaire d’examiner quelle personne physique (seule ou avec d’autres) contrôle la société. Cette personne (ou ces personnes) est alors considérée comme un UBO indirect de l’entreprise familiale.

Le fils détient plus de 50 % des actions de la société, ce qui lui permet de contrôler celle-ci. Le fils est donc qualifié d’UBO indirect par l’entreprise familiale.

Bien que le fils n’ait qu’une participation indirecte de 16,5 % dans l’entreprise familiale (soit 55 % de 30 %), il est toujours considéré comme un UBO indirect. C’est ce pourcentage pondéré qu’il faudra déclarer comme un UBO indirect de l’entreprise familiale.

De plus, le fils et la fille sont également un UBO direct de la première catégorie, mais de la société même. Ils possèdent chacun plus de 25 % des actions de la société. La société devra donc également signaler ce statut.

■ A(I)SBL (internationale) et fondations
Concernant les A(I)SBL (internationales) et les fondations, sont considérés comme bénéficiaires effectifs :

les membres du conseil d’administration ;
les personnes habilitées à représenter l’association ;
les personnes en charge de la gestion journalière de l’association (internationale) ou de la fondation ;
les fondateurs d’une fondation ;
les (ou la catégorie de) personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’ A(I)SBL ou la fondation a été créée ou fonctionne ;
toute autre personne physique qui contrôle en dernier ressort l’association (internationale) ou la fondation par d’autres moyens.

■ Trusts, fiducies et autres structures juridiques similaires
Concernant les trusts, fiducies et autres structures juridiques similaires, sont considérés comme bénéficiaires effectifs :

le constituant ou fondateur ;
le(s) administrateur(s) fiduciaire(s) ou le(s) trustee(s) ;
l’éventuel protecteur ;
les bénéficiaires de la fiducie ou du trust ;
les (ou la catégorie de) personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles la fiducie ou le trust ont été créés ou fonctionnent ;
toute autre personne physique qui, en raison de sa propriété directe ou indirecte ou par d’autres moyens, contrôle en dernier ressort la fiducie ou le trust.

« Les données doivent être communiquées au registre UBO au plus tard le 31 mars 2019. »

Que faut-il déclarer ?

Les informations à fournir sur le bénéficiaire effectif dépendent également de la catégorie à laquelle appartient le redevable d’information.

Chaque redevable d’information (comme indiqué ci-avant, le redevable d’information est la société ou une entité juridique similaire) doit fournir les données suivantes sur le bénéficiaire effectif :

nom et premier prénom ;
jour, mois et année de naissance ;
nationalité(s) ;
pays de résidence et adresse complète de résidence ;
date à laquelle il est devenu le bénéficiaire effectif du redevable d’information ;
numéro de registre national ;
la ou les catégorie(s) à laquelle appartient le bénéficiaire effectif.

Pour les sociétés, le pourcentage de l’intérêt effectif doit également être déclaré (par exemple, pourcentage détenu dans le capital ou les droits de vote).
En cas de bénéficiaire effectif indirect, le nombre d’intermédiaires doit être mentionné ainsi que pour chacun d’eux, son identification complète, incluant :

la dénomination ;
la date de constitution ;
la raison sociale ;
la forme juridique ;
l’adresse de son siège social et son numéro d’entreprise.

Ceci s’applique également aux intermédiaires situés en dehors de la Belgique.

À partir de quand cette obligation s’applique-t-elle ?

Les données doivent être communiquées au registre UBO pour la première fois au plus tard le 30 novembre 2018. Toutefois, le SPF Finances a indiqué que cette période serait prolongée dans la pratique jusqu’au 31 mars 2019.(4)

Afin de s’assurer que les informations les plus récentes soient disponibles, toute modification éventuelle des informations déclarées doit toujours être communiquée dans un délai d’un mois à compter de la modification. De plus, une confirmation annuelle est requise pour confirmer que les données sont toujours à jour.

Qui a accès au registre UBO et quelle information est publique ?

■ Sociétés
Le registre UBO pour les sociétés peut être consulté par certains organismes publics (y compris l’administration fiscale), les entités soumises à la législation sur le blanchiment d’argent (p. ex. les banques, notaires, huissiers de justice, avocats), mais aussi par n’importe quel citoyen.

Un citoyen n’aura toutefois accès qu’aux informations suivantes de l’UBO : le nom de famille, le mois et l’année de naissance, l’état de résidence, la nationalité, la nature et l’étendue de l’intérêt réellement détenu. L’accès ne sera accordé qu’après le paiement des frais administratifs.

En outre, les citoyens ne peuvent demander les informations que sur la base du numéro BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) ou du nom de l’entreprise. Un particulier ne peut donc pas demander une liste des entreprises dans lesquelles, par exemple, son voisin a un intérêt. Le particulier peut uniquement vérifier si son voisin est un UBO pour une entreprise donnée. Cela suppose, bien entendu, qu’il connaisse le nom ou le numéro BCE de la société.

Si le nom de l’entreprise n’est pas lié au bénéficiaire effectif (par exemple, une société avec une dénomination du type ABCD), il ne sera pas évident pour un citoyen de consulter le registre UBO, dans la mesure où il n’est possible d’effectuer une recherche que par le numéro BCE. Cependant, le numéro BCE n’est pas souvent connu ou ne peut être recherché que via la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), en utilisant la fonction de recherche par nom ou l’adresse de la société.

■ A(I)SBL (internationale) et fondations, trusts ou entités juridiques similaires
En ce qui concerne les A(I)SBL (internationales), fondations, trusts ou entités juridiques similaires, à l’exception des instances publiques compétentes et aux entités soumises à l’obligation de déclaration en vertu de la législation anti-blanchiment, une demande spécifique émanant de toute autre personne doit être soumise pour accéder au registre UBO. Cette demande doit démontrer un intérêt légitime qui justifie l’accès aux données, et qui doit être liée à la lutte contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et les activités criminelles sous-jacentes.

■ Limites possibles à la consultation
Les données du registre UBO peuvent être consultées sans informer le redevable d’information concerné ou le bénéficiaire effectif. Les consultations effectuées sont enregistrées et conservées pendant dix ans.

Toutefois, chaque bénéficiaire effectif a le droit de présenter une demande limitant l’accès à ses informations. Pour ce faire, il doit démontrer que l’accès peut entraîner un risque de fraude, d’enlèvement, de chantage, d’extorsion, de harcèlement, de violence ou d’intimidation, ou que le bénéficiaire effectif est mineur ou frappé d’incapacité.

Cette limitation d’accès n’est pas applicable aux banques.

■ Frais de consultation
La consultation du registre est subordonnée au paiement de frais administratifs.

Quelle est la sanction en cas de non-déclaration ?

En cas de non-respect de l’obligation de déclaration, une amende administrative allant de 250 EUR à 50.000 EUR peut être infligée aux administrateurs.

Les administrateurs qui ne fournissent pas eux-mêmes les informations risquent également une amende pénale de 50 EUR à 5.000 EUR.

En pratique

Le registre UBO sera géré par le SPF Finances (Administration de la Trésorerie). Les informations pertinentes doivent être communiquées au registre UBO via la plateforme électronique www.myminfin.be.

Cette plateforme est accessible avec la carte d’identité électronique (e-ID) et le code PIN associé.

Conclusion

Cette mesure vient compléter l’arsenal déjà mis en place par le législateur visant à davantage de transparence du patrimoine mobilier des citoyens. Nous pensons par exemple à la disparition des actions au porteur, à la restriction du secret bancaire, à l’obligation de déclarer les structures fiscales étrangères, les assurances-vie étrangères et les comptes bancaires à l’étranger.

L’introduction du registre UBO ajoute un nouvel élément. En conséquence, les autorités fiscales se dotent d’un arsenal de plus en plus fourni pour déterminer facilement la totalité du patrimoine de chaque citoyen. 

(1) Directive (UE) 2015/849 du Parlement Européen et du Conseil du 20 mai 2015 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme, modifiant le règlement (UE) n° 648/2012 du Parlement européen et du Conseil et abrogeant la directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil et la directive 2006/70/CE de la Commission.
(2) Article 73-75, 142-144, 153-164 de la Loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, M.B. du 6 octobre 2017.
(3) Arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO, M.B. du 14 août 2018.
(4) https://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/structure_et_services/administrations_generales/trésorerie/contrôle-des-instruments-1-1

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