UBO-register operationeel: registreer tijdig de uiteindelijke begunstigden van uw vennootschap, vzw, stichting of trust!

Onlangs heeft België de nodige wettelijke maatregelen genomen om het UBO-register in te voeren. Het UBO-register is een centraal register waarin de Belgische vennootschappen, verenigingen en stichtingen hun “uiteindelijke begunstigden” moeten registreren tegen uiterlijk 31 maart 2019.


Print het artikel

Tom Engelen

Senior Consultant Estate Planner

Wat is het UBO-register?

De vierde antiwitwasrichtlijn verplicht alle Europese lidstaten om een register bij te houden met bepaalde gegevens over de uiteindelijke begunstigden (de zgn. ultimate beneficial owner of afgekort UBO) van vennootschappen en andere juridische entiteiten.(1) Europa wil hiermee de transparantie vergroten en zo het gebruik van die structuren voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme tegengaan.

Met de wet van 18 september 2017 is België tegemoetgekomen aan haar verplichtingen voortvloeiende uit die Europese reglementering. Die wet verplicht Belgische vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen namelijk om informatie in te winnen en bij te houden over wie hun uiteindelijke begunstigden zijn. Zij moeten die informatie op hun beurt elektronisch meedelen aan het zogenaamde “UBO-register”.(2)

Tot op vandaag was het onmogelijk die verplichting na te komen, omdat de regels over de concrete werking en inhoud van het UBO-register nog niet waren uitgevaardigd.

Het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 bracht hierin verandering.(3) Dit Koninklijk Besluit bevat immers een gedetailleerde regeling van de werkingsmodaliteiten van het UBO-register, zodat het UBO-register operationeel kon worden. Wij vatten de gevolgen hierna voor u samen.

Wie moet melden aan het UBO-register?

Alle in België opgerichte vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen, en ook in bepaalde gevallen de trustees of fiduciebeheerders die trusts, fiducieën of gelijkaardige constructies beheren, zijn verplicht om informatie over hun uiteindelijke begunstigde over te maken aan het UBO-register. De informatieplichtige is dus de vennootschap of de andere juridische entiteit en niet de uiteindelijke begunstigde.
De vraag rijst of ook een burgerlijke maatschap onderworpen is aan die verplichting. Noch de Wet van 18 september 2017, noch het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 definiëren immers het begrip vennootschap.

Volgens het Wetboek van Vennootschappen bestaan er zowel vennootschappen met als zonder rechtspersoonlijkheid. De wetgeving m.b.t. het UBO-register sluit vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid niet uit. Op basis hiervan zouden we kunnen besluiten dat ook informatie over de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid – zoals de maatschap – moet worden opgenomen in het UBO-register.

Wie kwalificeert als “uiteindelijke begunstigde”?

Het UBO-register heeft tot doel om toereikende, accurate en actuele informatie ter beschikking te stellen over de “uiteindelijke begunstigden”. Wie als uiteindelijke begunstigde kan worden beschouwd, verschilt naargelang de categorie waartoe de informatieplichtige behoort.

Vennootschappen
Voor vennootschappen voorziet de wet in drie verschillende categorieën van uiteindelijke begunstigden. Belangrijk om hierbij aan te halen is dat de uiteindelijke begunstigde altijd een natuurlijke persoon moet zijn:

  • Categorie 1 betreft de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap aanhouden.
    Een belang van meer dan 25% van de stemrechten, de aandelen of het kapitaal van de vennootschap geldt als een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang.
    Indien een vennootschap meer dan 25% aanhoudt van de aandelen of de stemrechten van een andere vennootschap, worden de natuurlijke personen die zeggenschap hebben over deze vennootschap beschouwd als uiteindelijke begunstigden.
  • Categorie 2 betreft de natuurlijke personen die zeggenschap hebben over de vennootschap via andere middelen (bv. via een aandeelhoudersovereenkomst of via het recht om de meerderheid van de leden van de raad van bestuur te benoemen).
  • Categorie 3 betreft de natuurlijke personen die behoren tot het hogerleidinggevend personeel (bv. de CEO of voorzitter van het directiecomité). De uiteindelijke begunstigden uit die categorie moeten echter enkel worden gemeld, indien de personen uit categorie 1 en categorie 2 niet zijn geïdentificeerd of als er twijfel bestaat over hun identiteit.

Twee eenvoudige voorbeelden kunnen dit verduidelijken.

Rechtstreekse UBO 

Laten we aannemen dat een maatschap wordt opgericht door vader en moeder, waarna zij 45% van de deelbewijzen (aandelen) schenken aan hun dochter en 45% aan hun zoon, telkens in volle eigendom. Vader en moeder worden aangesteld als zaakvoerders. De statuten zijn zo opgesteld dat de ouders de controle of zeggenschap over de maatschap behouden (bv. door te bepalen dat de zaakvoerders enkel kunnen worden ontslagen met unanimiteit van stemmen).

Dochter en zoon kwalificeren als een UBO van de eerste categorie: zij bezitten elk meer dan 25% van de aandelen.

Vader en moeder bezitten slechts 10% van de aandelen, waardoor zij niet kwalificeren als een UBO van de eerste categorie. Op basis van de statuten beschikken zij echter wel over de zeggenschap over de maatschap, zodat zij kwalificeren als een UBO van de tweede categorie.

Aangezien de UBO van categorie 1 en 2 kan worden geïdentificeerd, moet er niet verder worden onderzocht wie kwalificeert als UBO van de derde categorie.

In de praktijk is het evenwel zo dat de ouders vaak het vruchtgebruik op de geschonken aandelen behouden. De wet bevat echter geen specifieke bepalingen over wie als UBO kwalificeert bij een opsplitsing tussen het vruchtgebruik en de blote eigendom van aandelen. Aangezien het de vruchtgebruiker is die in principe de stemrechten uitoefent, valt te verwachten dat men de vruchtgebruiker als UBO van de eerste categorie moet registreren. De blote eigenaars kunnen echter wel worden geacht een aandeel in het vermogen van de maatschap te bezitten, waardoor ook zij in aanmerking kunnen komen als UBO van de eerste categorie.

Onrechtstreekse UBO 

Laten we veronderstellen dat de aandelen van een familiebedrijf (nv) voor 70% in volle eigendom in handen zijn van de ouders (elk voor de helft). De overige 30% wordt in volle eigendom aangehouden door een maatschap, waarvan de zoon 55% en de dochter 45% van de aandelen in volle eigendom aanhouden.

Vader en moeder kwalificeren als een UBO van de eerste categorie: zij bezitten elk meer dan 25% van de aandelen.

De maatschap bezit ook meer dan 25% van de aandelen. De maatschap is echter een vennootschap, waardoor zij niet kan kwalificeren als een UBO. Men moet daarom nagaan welke natuurlijke persoon (alleen of samen met anderen) “zeggenschap” heeft over de maatschap. Die persoon (of personen) wordt dan beschouwd als onrechtstreekse UBO van het familiebedrijf.

De zoon bezit meer dan 50% van de aandelen in de maatschap, zodat hij beschikt over de “zeggenschap” over de maatschap. De zoon kwalificeert dus als onrechtstreekse UBO van het familiebedrijf.
Hoewel de zoon slechts een onrechtstreeks belang van 16,5% in het familiebedrijf heeft (nl. 55% van 30%), wordt hij dus toch als onrechtstreekse UBO beschouwd. Het is dat gewogen percentage dat men zal moeten melden als onrechtstreekse UBO van het familiebedrijf.

Daarnaast zijn zoon en dochter ook een rechtstreekse UBO van de eerste categorie, maar dan van de maatschap zelf. Zij bezitten elk meer dan 25% van de aandelen van de maatschap. De maatschap zal dus ook dat belang moeten melden.

■ (Internationale) vzw’s en stichtingen
Voor (internationale) vzw’s en stichtingen worden de volgende personen beschouwd als uiteindelijke begunstigden:

de leden van de raad van bestuur;
de personen die zijn gemachtigd de vereniging te vertegenwoordigen;
de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
de stichters van een stichting;
de (categorie van de) natuurlijke personen in wiens hoofdzakelijk belang de (internationale) vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is;
elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

■ Trusts, fiducieën en vergelijkbare juridische entiteiten
Voor trusts, fiducieën en vergelijkbare juridische entiteiten worden de volgende personen beschouwd als uiteindelijke begunstigden:

de oprichter;
de fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
de eventuele protector;
de begunstigden van de fiducie of van de trust;
de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is;
elke andere natuurlijke persoon die omdat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent.

“De sancties wegens het niet-naleven van de mededelingsplicht gelden voor de bestuurders of de leden van het wettelijk bestuursorgaan”

Welke informatie moet worden overgemaakt aan het UBO-register?

De informatie die moet worden meegedeeld over de uiteindelijke begunstigde, is eveneens afhankelijk van de categorie waartoe de informatieplichtige behoort.

Elke informatieplichtige (zoals gezegd, de informatieplichtige is de vennootschap of vergelijkbare juridische entiteit) moet de volgende gegevens meedelen over de uiteindelijke begunstigde:

naam en eerste voornaam;
geboortedag, -maand en -jaar;
nationaliteit(en);
land van verblijf en volledig verblijfsadres ;
datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden;
categorie waartoe de UBO behoort;
rijksregisternummer.

Voor vennootschappen moet men tevens de aard en de omvang van het belang in de vennootschap meedelen (bv. het percentage van de aandelen of stemrechten). Indien het om een onrechtstreekse UBO gaat, moet ook het aantal tussenpersonen worden gemeld met minstens de volgende gegevens van elke tussenpersoon:

naam en handelsnaam;
oprichtingsdatum;
rechtsvorm;
adres van de maatschappelijke zetel;
ondernemingsnummer.

Dat geldt ook voor de tussenpersonen die buiten België zijn gevestigd.

Vanaf wanneer geldt deze verplichting?

Het Koninklijk Besluit voorziet dat de gegevens voor de eerste keer uiterlijk op 30 november 2018 moeten worden meegedeeld aan het UBO-register. De FOD Financiën heeft echter aangegeven dat die termijn in de praktijk wordt verlengd tot 31 maart 2019(4).

Om ervoor te zorgen dat de actueelste informatie beschikbaar is, moeten eventuele wijzigingen aan de meegedeelde informatie altijd binnen de maand na de wijziging worden meegedeeld. Daarnaast moet jaarlijks worden bevestigd of de informatie nog actueel is.

Wie heeft toegang tot het UBO-register en welke informatie is openbaar?

■ Vennootschappen
Het UBO-register m.b.t. vennootschappen kan vrij worden geraadpleegd door bepaalde overheidsinstanties (waaronder de fiscale administratie), entiteiten onderworpen aan de antiwitwaswetgeving (bv. banken, notarissen, gerechtsdeurwaarders, advocaten), maar eveneens door elke burger.

Een burger zal evenwel enkel toegang hebben tot de volgende informatie van de UBO: de achternaam, de geboortemaand en het geboortejaar, de woonstaat, de nationaliteit, de aard en omvang van het effectief aangehouden belang. De toegang zal pas worden verleend na betaling van de administratieve kosten.

Burgers kunnen de informatie bovendien enkel opvragen op basis van het KBO(5)-nummer of de naam van de vennootschap. Een particulier kan dus geen lijst opvragen van de vennootschappen waarin bijvoorbeeld zijn buurman een belang heeft. Die particulier kan enkel nagaan of zijn buurman een UBO is voor een welbepaalde vennootschap. Dat veronderstelt uiteraard wel dat hij de naam of het KBO-nummer van de vennootschap kent.

Indien de naam van de vennootschap niet is gelinkt aan de uiteindelijke begunstigde (bv. een vennootschap met een benaming van het type ABCD), zal het in de praktijk niet evident zijn voor een burger om het UBO-register te raadplegen. Er kan dan immers enkel worden gezocht via het KBO-nummer. Vaak is het KBO-nummer echter niet gekend of kan het enkel worden opgezocht via de KBO, door gebruik te maken van de zoekfunctie op naam of adres van de vennootschap.

■ (Internationale) vzw’s, stichtingen, trusts of gelijkaardige juridische entiteiten
Voor wat betreft de (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts of gelijkaardige juridische entiteiten moet men een specifieke aanvraag indienen om toegang te krijgen tot het UBO-register. Deze verplichting geldt niet voor bepaalde overheidsinstanties en entiteiten onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. Een rechtstreekse toegang tot het UBO-register zal dus hier niet mogelijk zijn voor een gewone burger.

In de aanvraag tot toegang, moet men aantonen dat er een legitiem belang is dat de toegang tot de gegevens rechtvaardigt. Dat legitiem doel dient verband te houden met de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en de eraan verbonden onderliggende criminele activiteiten.

■ Beperking van de geraadpleegde informatie
De gegevens uit het UBO-register kunnen in alle gevallen worden geraadpleegd zonder dat de betrokken informatieplichtige of uiteindelijke begunstigde daarvan op de hoogte wordt gebracht. De uitgevoerde raadplegingen worden geregistreerd en gedurende tien jaar bewaard.

Elke uiteindelijke begunstigde heeft echter het recht om een verzoek in te dienen tot het beperken van de toegang tot zijn informatie. Hiervoor moet hij of zij aantonen dat de toegang kan leiden tot een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie of dat de uiteindelijke begunstigde minderjarig of handelingsonbekwaam is. Deze toegangsbeperking geldt niet voor de banken.

■ Opzoekingskosten
Voor de raadpleging van het register kan een administratieve kost worden aangerekend.

Wat is de sanctie bij het niet-melden?

Bij het niet-naleven van de mededelingsplicht aan het UBO-register kan aan de bestuurders of leden van het wettelijk bestuursorgaan een administratieve boete worden opgelegd van 250 tot 50.000 euro.

De bestuurders die de informatie niet overmaken, riskeren zelf ook een strafrechtelijke geldboete van 400 tot 400.000 euro.

In de praktijk?

Het UBO-register zal worden beheerd door de FOD Financiën (Administratie van de Thesaurie). De vereiste informatie zal aan het UBO-register moeten worden meegedeeld via het elektronische platform www.myminfin.be

Dit platform is toegankelijk met de elektronische identiteitskaart (e-ID) en de bijhorende pincode.

Conclusie

De voorbije jaren werden er al verschillende maatregelen genomen die het anoniem aanhouden van vermogen bemoeilijken. Zo denken wij bijvoorbeeld aan de afschaffing van de aandelen aan toonder, het beperken van het bankgeheim, de meldingsplicht van buitenlandse fiscale constructies, buitenlandse levensverzekeringen en bankrekeningen.

Door de invoering van het UBO-register wordt het lijstje van die maatregelen opnieuw langer.

De overheid, inbegrepen de fiscale administratie, krijgt hierdoor steeds beter zicht op het gehele vermogen, onroerend en roerend, van elke burger.

(1) Richtlijn (EU) 2015/849 van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2015 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering, tot wijziging van Verordening (EU) nr. 648/2012 van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad en Richtlijn 2006/70/EG van de Commissie
(2) Artikel 73-75, 142-144, 153-164 van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot bepaling van het gebruik van contanten, B.S. 6 oktober 2017
(3) Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register, B.S. 14 augustus 2018
(4) https://financien.belgium.be/nl/ubo-register
(5) Kruispuntbank van Ondernemingen

Video
Contact

Your name

Your e-mail

Your message

Send

E-card

Your name

Your e-mail address

Name receiver

E-mail address receiver

Your message

Send

1